Рабочее место для многих из нас – место, где мы проводим большую часть жизни. Трудимся ли мы в офисе или организовали свою деятельность дома, работа неотъемлемая часть наших будней.
Мало кто задумывается, что рабочее пространство – это не только инструмент заработка, но и источник нашего вдохновения, гарант внутренней гармонии человека и, как следствие, успешности. Порядок на рабочем месте помогает нам сохранять ясность мыслей и концентрацию на поставленной задаче.
Психологи данным вопросом озадачились уже давно, провели ряд исследований и сделали вывод, что беспорядок вызывает стресс, а так же является причиной депрессии во многих случаях. Если на вашем столе кипа нужных и ненужных бумаг, документов, журналов, записок, милые сувенирчики и фото, а кроме того множество полезных мелочей – ручки, файлы, скрепки, стикеры, да еще в придачу пару чашек, не всегда чистых, – всё это можно до поры до времени принимать за творческий беспорядок. Он и правда может быть очень творческим и стимулировать Вас к гениальным решениям, но, к сожалению, не очень долго.В большинстве случаев такое положение вещей снижает вашу концентрацию, а, следовательно, эффективность выполнения работы, порой страдает и качество. Вы начинаете тонуть в собственных «очень полезных вещах», с трудом находите необходимые документы, и тратите массу времени впустую. Повышается уровень стресса, страдает рабочий настрой и результат не так уж радует, может расти недовольство собой, а там и до депрессивных состояний недолго.
Всего этого можно избежать, если поддерживать своё рабочее место в порядке. Уделите однажды время, разберите свои «завалы», структурируйте информацию, возьмите за правило уделять наведению порядка 5-10 минут каждый день и Вам гарантировано хорошее настроение и позитивный настрой на работу.
Что касается документов их лучше рассортировать на 3 группы:
- те, с которыми вы работаете прямо сейчас;
- те, к которым вы периодически обращаетесь;
- те, работа с которыми успешна закончена.
Пусть на вашем рабочем столе не останется ничего, кроме компьютера, необходимых канцелярских мелочей и текущих документов, можете оставить еще чашечку кофе для собственного комфорта и удовольствия. Так реализуется один из основных советов психологов — придерживаться правила чистого стола. Некоторые специалисты советуют следовать правилу «пустого верхнего ящика стола». Оно заключается в том, что в конце рабочего дня, вы убираете все в верхний ящик стола, который держите обычно не занятым. Таким образом, каждый новый день у вас начинаете с чистого стола. Это помогает не испытывать стресс каждое утро, ведь вас встречает пустой и аккуратный стол, вас не угнетает вид стопок папок и бумаг, с которыми надо разобраться, а значит, вы чувствуете себя хозяином ситуации.
Документы, к которым вы обращаетесь регулярно за справочной информацией, можно держать на «расстоянии вытянутой руки», будь это полка на стене, или ящик стола. А вот те бумаги, которые уже не нужны, но выбросить их по разным причинам нельзя, лучше убрать подальше, как говориться с глаз долой.
Не забудьте обзавестись таким важным элементом рабочего места, как корзина для мусора, ведь она ваш главный помощник в борьбе с беспорядком.
Если один раз вы упорядочите свое рабочее пространство, а затем приучите себя его следить за порядком, просто кладя все вещи и документы на свои места, вы сами заметите, насколько легче Вам стало сосредоточиться, насколько быстрее Вы справляетесь с поставленными задачами, насколько комфортнее вам стало работать.
Советы по наведению порядка на рабочем столе, чтобы он стал лучшим местом для интеллектуальной работы:
- уберитесь на столе: все, что не относится, к работе необходимо убрать. Безделушки и провода, зарядки от телефонов, флешки только мешаются под руками и глазами и отвлекают от работы. А все часто необходимые вещи надо располагать со стороны преобладающей руки - так не нужно тянуться и сваливать все вокруг.
- для организации документов на столе и экономии пространства лучше использовать контейнеры. В них аккуратно и ровно можно расположить бумажные документы, папки, журналы. Это также экономит и время поиска нужных бумаг. Во время ревизии проверьте даты документов, чеков, рекламных брошюр - они вам еще актуальны?
- канцелярские предметы должны находиться в специальных подставках, а все 10 ручек, если они Вам правда нужны, должны писать.
- ближний к вам ящик необходимо использовать для бумаг и дел по текущим проектам. Второй ящик - для бумажной канцелярии и зарядок/шнуров.
- стикеры для заметок надо использовать только для записи краткосрочных важных напоминаний. Не превращайте монитор в доску для объявлений - это непродуктивно. Если контроль исполнения поручений у вас реализуется только напоминалками-стикерами на специальной пробковой доске, то следите за актуальностью написанного и сроков.
- обязательно оставляйте островок 30*40 см у правой или левой руки (в зависимости от преобладающей) для бумажной работы: расписаться, составить от руки документ.